Besteht die Absicht zur Aufstellung eines Grabmals, so steht dafür eine breite Palette an Möglichkeiten zur Verfügung - ohne ein Genehmigungsverfahren geht es jedoch nicht. In der Regel muss deshalb bei der Stadt bzw. Gemeinde unter Einreichung von Vorlagen wie etwa Zeichnungen mit Maßen ein sogenannter Grabmalantrag gestellt werden. Die Form der Anträge kann von Stadt zu Stadt variieren. So gibt es in einigen Städten allgemeingültige Anträge, während andernorts eigene Anträge gestellt werden müssen. Generell muss der Antrag jedoch vom Grabinhaber gestellt werden, da üblicherweise nur dieser genaue Kenntnis über sämtliche Wünsche und Details zum geplanten Grabmal besitzt, welche zudem im Grabmalantrag genauestens aufzuführen sind. Idealerweise findet die Planung und Ausarbeitung des Grabmals in puncto Aussehen, Material, Formen und andere Einzelheiten in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Steinmetzbetrieb statt, welcher den Grabmalantrag schließlich bei der Stadt oder Gemeinde einreicht.
Das Stellen eines Antrages ist oftmals mit Kosten verbunden, die von Ort zu Ort variieren können. Häufig sind Anträge für Grabmale auf Gemeindefriedhöfen kostenfrei, wie beispielsweise auf einem Friedhof der katholischen oder evangelischen Kirche. Während eine Gebührenhöhe von meist etwa 100 Euro üblich sind, kann sie auch anhand eines lokal festgelegten Prozentsatzes vom Gesamtwert des Objekts erhoben werden. Das Einreichen des Grabmalantrages obliegt nicht ohne Grund dem ausführenden Steinmetzbetrieb, da dieser sämtliche Planungs- und Arbeitsschritte vornimmt - von der Zeichnung bis zur Umsetzung des Kundenauftrages- Letztendlich verfügt er auch über einen genauen Überblick über die Realisierbarkeiten von Kundenwünschen und ist deshalb nach erteilter Genehmigung auch verantwortlich für die ordnungsgemäße Errichtung des Grabmales.
